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E-mail dei dipendenti: nuove tutele per la privacy.

Pubblicata il 7 febbraio 2024 | Comunicazione

Con il provvedimento 642/2023 il Garante della privacy ha adottato il documento di indirizzo “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati“ rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.
Si richiede di verificare che i suddetti sistemi in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione a un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore. Periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore.
I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell'ispettorato del lavoro).